Bijna alle gegevens over uw onderneming dienen 7 jaar te worden bewaard. Een uitzondering hierop vormen de gegevens over onroerende zaken. In verband met de herzieningstermijn van de aftrek van omzetbelasting moeten deze gegevens 10 jaar bewaard worden. Deze bewaartermijn gaat lopen na afloop van het boekjaar. Bijvoorbeeld: een factuur van januari 2017 mag dus pas in 2025 worden weggegooid. De bewaarplicht wordt verlengd bij het aanvragen van uitstel voor het indienen van de aangifte.
Voorbeelden van informatie die bewaard dient te worden zijn:
- kasadministratie en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda’s en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
De ondernemer is verplicht de administratie binnen redelijke termijn aan de belastingdienst te kunnen overleggen en is zelf verantwoordelijk voor het maken van een backup of reservebestand. Uitgangspunt is dat de stukken worden bewaard op de wijze waarop ze aan u zijn verstrekt. Papieren stukken worden op papier bewaard en digitale stukken worden digitaal bewaard. Om gegevensverlies te voorkomen is het verstandig de papieren stukken ook digitaal te bewaren en regelmatig van deze stukken een backup te maken. Zorg ervoor dat deze stukken volledig en inhoudelijk juist gedigitaliseerd worden.
Lees hier meer over op de site van de belastingdienst.
